Những hạn chế trong phương pháp quản trị nhân sự truyền thống
Cách thức quản lý nhân sự truyền thống gây nên nhiều hạn chế cho doanh nghiệp
Cuộc Cách mạng công nghiệp 4.0 cùng những thành tựu khoa học kỹ thuật tiên tiến đã tác động mạnh mẽ đến cách thức vận hành của nhiều doanh nghiệp tại Việt Nam. Tuy nhiên, hiện nay, nhiều doanh nghiệp vẫn quản trị nhân sự theo cách thức truyền thống trên giấy tờ, thủ công và kém hiệu quả.
Theo khảo sát gần đây của Bộ công thương và UNDP trên 2.659 doanh nghiệp về độ sẵn sàng tiếp cận với cuộc cách mạng công nghệ 4.0, 82% doanh nghiệp chỉ đang ở vị trí sắp tham gia, 61% doanh nghiệp đứng ngoài cuộc đua và chỉ có 21% doanh nghiệp vừa mới bước đầu nhập cuộc.
Những bất cập trong quản trị nhân sự truyền thống có thể kể đến như:
- Dữ liệu nhân sự thiếu đồng bộ do lưu trữ song song hồ sơ nhân sự điện tử và hồ sơ nhân sự giấy, gây lãng phí thời gian tìm kiếm và chi phí bảo quản tài liệu
- Thông tin biến động nhân sự, tăng/giảm lao động, đặc biệt là đối với doanh nghiệp có quy mô lớn, mô hình kinh doanh chuỗi nhiều chi nhánh không được cập nhật thường xuyên, theo thời gian thực, gây khó khăn cho nhà quản lý
- Khó khăn trong việc theo dõi và tuân thủ quy định bảo hiểm cho người lao động và các hoạt động đào tạo, kết nối
- Công tác đánh giá, kiểm soát chất lượng công việc không hiệu quả; thiếu căn cứ trong điều phối, bổ nhiệm nhân sự
- Công tác tính lương, tổng hợp bảng lương khó khăn, tra cứu KPI mất nhiều thời gian và công sức
- Tuyển dụng kém hiệu quả và tốn nhiều thời gian, chi phí
Xu hướng ứng dụng CNTT trong ngành quản trị nhân sự
Trước khi Cách mạng công nghệ 4.0 bùng nổ tại Việt Nam, nhiều doanh nghiệp vẫn duy trì cách thức quản trị nhân sự truyền thống. Tuy nhiên, trong bối cảnh hiện nay, với mục tiêu nâng cao hiệu quả vận hành và công tác quản trị nhân sự, khắc phục những hạn chế của phương thức quản lý trước đây, các doanh nghiệp Việt đã bắt đầu ứng dụng công nghệ trên nhiều phương diện:
1. Ứng dụng công nghệ trong hoạt động tuyển dụng – kết nối
Ứng dụng công nghệ trong hoạt động tuyển dụng – kết nối, giúp tăng hiệu quả chọn lọc ứng viên và tiết kiệm cho doanh nghiệp nhiều chi phí
Về cơ bản, việc ứng dụng công nghệ trong hoạt động tuyển dụng – kết nối mang đến cho nhà tuyển dụng và người lao động những lợi ích to lớn:
- Ứng dụng công nghệ trong tiếp cận nhân tài – tạo nguồn cung nhân lực cho doanh nghiệp
Trong hiện tại và tương lai, các doanh nghiệp sẽ tiếp tục chủ động cung cấp thông tin công việc, mức lương để tìm kiếm nhân tài, phù hợp với vị trí còn thiếu hụt thông qua tận dụng sự phát triển của Internet, mạng xã hội. Thay vì thực hiện phương thức xét tuyển và tìm kiếm 1 chiều như cách truyền thông, doanh nghiệp thời 4.0 dần làm mới mình, nâng cao cơ hội tiếp cận ứng viên và kết nối hiệu quả trên đa nền tảng mạng xã hội, website tuyển dụng.
- Ứng dụng công nghệ giúp tự động hóa quá trình tuyển dụng
Hiện nay, nhiều doanh nghiệp đang ứng dụng công nghệ tự động lọc, giúp nhanh chóng phát hiện và chọn lọc CV phù hợp. Các hoạt động phỏng vấn được hỗ trợ tối đa về mặt công nghệ nhằm loại bỏ các hoạt động không cần thiết, giúp tiết kiệm chi phí mà vẫn đảm bảo hiệu quả. Theo đánh giá từ nhiều chuyên gia ngành nhân sự, công nghệ đang được áp dụng trong ngành nhân sự có thể giúp giảm tới 85% thời gian quản lý và cả khối lượng công việc.
2. Ứng dụng công nghệ trong quản lý lương thưởng và phúc lợi người lao động
Ứng dụng công nghệ trong hoạt động tính lương, thưởng, KPI,.. giúp đảm bảo quyền lợi cho người lao động, tránh cho doanh nghiệp khỏi những mâu thuẫn không đáng có
Hoạt động quản lý lương thưởng và phúc lợi người lao động (C&B) được hưởng nhiều lợi ích từ việc ứng dụng công nghệ, cụ thể:
- Ứng dụng công nghệ trong chấm công
Hầu hết các app chấm công trên điện thoại hoặc phần mềm chấm công đảm bảo việc chấm công hàng ngày chính xác, minh bạch. Một số ứng dụng cho phép hiển thị thông tin chấm công theo thời gian thực real-time nên nhân viên có thể quản lý thời gian check-in, check-out, số ngày đi muộn, về sớm, số ngày nghỉ….
- Ứng dụng công nghệ trong tính toán KPI
Các hệ thống quản trị nhân sự hiện đại tự động thiết lập KPI cho từng nhân viên tương ứng với vị trí cụ thể với bộ chỉ tiêu, hệ số đánh giá, tỷ lệ quy đổi, đơn vị tính… một cách chi tiết và minh bạch. Điều này giúp người làm công tác C&B tiết kiệm thời gian, công sức trong việc kiểm kê, tính toán lương thưởng, hạn chế sai sót và tránh khỏi những mâu thuẫn không đáng có.
- Ứng dụng số hóa hồ sơ nhân sự
Việc quản lý cùng lúc hồ sơ nhân sự điện tử và hồ sơ nhân sự giấy khiến cho hoạt động C&B gặp khó khăn, nhất là những vấn đề liên quan đến bảo hiểm, phúc lợi,… Việc số hóa toàn bộ thông tin nhân sự giúp dữ liệu được quản lý hiệu quả trên hệ thống điện tử, người làm công tác nhân sự nắm được bức tranh tổng quan về tình trạng của người lao động. Từ đó, đưa ra đề xuất chính sách đãi ngộ phù hợp, giải quyết mâu thuẫn kịp thời giữa doanh nghiệp và nhân sự, tránh tranh chấp, kiện tụng và đảm bảo quyền lợi chính đáng của người lao động theo quy định của pháp luật.
3. Ứng dụng công nghệ trong hoạt động đào tạo và phát triển nhân lực
Ứng dụng công nghệ trong việc đào tạo nhân viên, gia tăng khả năng giữ chân người tài
- Ứng dụng công nghệ trong đánh giá khảo sát
Các công cụ khảo sát trực tuyến như Google Form, Monkey Survey giúp lấy ý kiến đánh giá hoặc phản hồi của các đối tượng trong doanh nghiệp, với kết quả được lưu trữ tại phần mềm của doanh nghiệp nhằm theo dõi được lịch sử các hoạt động và kết quả của khảo sát ý kiến. Những công cụ trên sẽ giúp hoạt động đào tạo được đo lường hiệu quả cụ thể hơn so với cách thức truyền thống.
- Ứng dụng số hóa tài liệu trong đào tạo
Hiện nay, doanh nghiệp đang hướng đến xây dựng trải nghiệm nhân viên xuất sắc qua các hoạt động đào tạo và truyền thông nội bộ hiệu quả. Ứng dụng số hóa tài liệu trong đào tạo là cách để hệ thống hóa các kiến thức chuyên môn, update trực tiếp trên hệ thống của doanh nghiệp, giúp nhân sự học tập mọi lúc mọi nơi. Hoạt động đào tạo, học tập được triển khai linh hoạt, hiệu quả và tiết kiệm thời gian, chi phí cho doanh nghiệp.
Tăng tốc số hóa tài liệu doanh nghiệp phục vụ quản trị nhân sự trong năm 2024
Muốn áp dụng công nghệ thành công không chỉ riêng trong công tác nhân sự mà còn trên quy mô toàn tổ chức, doanh nghiệp cần xây dựng cơ sở dữ liệu điện tử như một “nền móng” hay “nguồn nguyên liệu” để các phần mềm, hệ thống công nghệ (như HRM) có thể phát huy hết năng lực. Để tạo lập kho dữ liệu điện tử nói trên một cách có hiệu quả, doanh nghiệp cần đồng bộ hóa dữ liệu cũ và dữ liệu mới, lưu trữ thống nhất dữ liệu dưới dạng kỹ thuật số thay vì dạng giấy tờ như trước đây.
Việc thực hiện số hóa tài liệu nhân sự giúp doanh nghiệp nhanh chóng chuyển đổi tài liệu từ dạng vật lý sang dữ liệu diện tử để đồng bộ hóa lên hệ hống quản lý dùng chung cùng với hợp đồng lao động điện tử. Điều này không chỉ giúp doanh nghiệp tiết kiệm thời gian, không gian, tối ưu chi phí trong quá trình lưu trữ, sử dụng, bảo quản tài liệu mà còn nâng cao hiệu quả vận hành doanh nghiệp, đồng thời, khởi động hành trình chuyển đổi số toàn diện, tạo lợi thế quan trọng cho tổ chức trên cuộc đua cạnh tranh.
Nếu được triển khai có kế hoạch và thành công, số hóa tài liệu nhân sự sẽ đem lại nhiều lợi ích to lớn cho hoạt động quản trị nhân sự và vận hành doanh nghiệp. Tuy nhiên, việc lựa chọn được đơn vị số hóa uy tín, có năng lực triển khai phù hợp trên thị trường hiện nay cũng là một bài toán khiến các cấp quản lý, chủ doanh nghiệp phải ‘đau đầu’.
FSI đem tới giải pháp số hóa tổng thể dành cho khối doanh nghiệp với năng lực triển khai xuất sắc
Với 15 năm kinh nghiệm triển khai các dự án công nghệ, chuyển đổi số, số hóa, FSI cung cấp dịch vụ số hóa tài liệu tổng thể hỗ trợ doanh nghiệp đa ngành xây dựng cơ sở dữ liệu điện tử tập trung, bảo mật cao, với tính chính xác của tài liệu số hóa lên tới 99,99%.
Nhờ ưu thế của đơn vị phân phối độc quyền và chính thức các trang thiết bị số hóa, đội ngũ nhân sự đào tạo bài bản, giàu kinh nghiệm, FSI tự tin đảm nhiệm các dự án số hóa hồ sơ nhân sự với quy mô lớn, có yêu cầu phức tạp. Điển hình như Mercedes Benz Việt Nam với số lượng hồ sơ 250.000 trang A4; Shopee Việt Nam với 20.000 bộ hợp đồng nhân sự lên đến hơn 500.000 trang tài liệu, và Bayer Việt Nam là 160.000 trang hồ sơ…
Hoạt động quản trị nhân sự đang thay đổi từng ngày nhờ ứng dụng công nghệ thông tin trong quản lý. Để ghi điểm trong mắt ứng viên, khách hàng, đối tác và tạo dựng lợi thế vững chắc trong cuộc đua cạnh tranh, doanh nghiệp nên thực hiện số hóa dữ liệu nhân sự nói riêng và dữ liệu toàn tổ chức ngay từ hôm nay. Hy vọng bài viết trên đã giúp bạn đọc có thêm thông tin hữu ích và định hướng đúng đắn trên hành trình xây dựng doanh nghiệp với năng lực quản trị nhân sự hàng đầu, thúc đẩy chuyển đổi số thành công./.