PHẦN I

QUY TẮC ỨNG XỬ NỘI BỘ

I. ỨNG XỬ ĐỐI VỚI CÁC PHÒNG VÀ PHÂN XƯỞNG

Phân giao chức năng và nhiệm vụ cụ thể, rõ ràng cho từng phòng và phân xưởng.

Khuyến khích và tạo điều kiện tốt nhất để các phòng và phân xưởng phát triển thành các bộ phận tham mưu giỏi, đắc lực cho lãnh đạo Công ty.

Xây dựng và duy trì môi trường làm việc bình đẳng, tôn trọng và công bằng.

II. ỨNG XỬ VỚI CÁ NHÂN

1. Công ty với CBCNV

1.1. Đánh giá đúng, công bằng, công khai năng lực của mỗi cá nhân. Khuyến khích, tạo điều kiện tốt nhất để mỗi CBCNV phát triển tối đa năng lực của mình, có cơ hội cống hiến nhiều nhất cho sự phát triển của Công ty.

1.2. Yêu cầu CBCNV thực hiện tốt các quy định của pháp luật và Công ty.

1.3. Trang bị cơ sở vật chất, phương tiện làm việc đầy đủ.

1.4. Tích cực, chủ động chăm lo, cải thiện đời sống vật chất và tinh thần, tăng thu nhập cho CBCNV.

1.5. Yêu cầu CBCNV biết tôn trọng, giữ gìn và phát huy truyền thống của Dân tộc và Ngành điện.

1.6. Động viên, khuyến khích và tôn vinh kịp thời những cá nhân, tổ chức tham gia các hoạt động đoàn thể làm từ thiện, ủng hộ các sáng kiến giúp đỡ cộng đồng.

2. Đối với cá nhân từng CBCNV

2.1. Tuân thủ pháp luật, nội quy, quy định của Công ty.

2.2. Trung thực, tận tâm, trách nhiệm cao khi thực hiện công việc được giao. Chủ động sáng tạo, tìm kiếm giải pháp để hoàn thành công việc một cách tốt nhất.

2.3. Nắm vững pháp luật, thông thạo nghiệp vụ, bản lĩnh vững vàng, động cơ làm việc trong sáng. Nâng cao hiểu biết, giữ gìn và phát huy truyền thống của Ngành điện, mạnh dạn thử sức với những công việc mới.

2.4. Không ngừng học tập nâng cao trình độ chuyên môn, nghiệp vụ để nắm bắt tri thức và sử dụng công nghệ mới. Thường xuyên nghiên cứu, tìm hiểu và áp dụng tiến bộ khoa học kỹ thuật vào hoạt động sản xuất, kinh doanh.

2.5. Khi giải quyết công việc qua mọi hình thức (trực tiếp, điện thoại, văn bản, thư điện tử ...) phải thể hiện thái độ giao tiếp chuyên nghiệp, khiêm nhường, lịch sự.

2.6. Thực hiện lối sống văn minh nơi công sở. Luôn cởi mở, thân thiện chào hỏi mọi người khi đến cơ quan làm việc, đến nơi công tác. Thực hiện lễ nghi chào hỏi theo nguyên tắc: người ít tuổi chào người lớn tuổi trước, nhân viên chào lãnh đạo trước. Khi không biết rõ thông tin về người đang gặp thì thực hiện nguyên tắc: ai nhìn thấy trước thì chào trước, người được chào phải đáp lại thân thiện, lịch sự.

2.7. Khi giao tiếp trực tiếp cần thực hiện nghi thức bắt tay văn minh, lịch sự phù hợp với từng hoàn cảnh.

2.8. Không có những hành động trục lợi cá nhân trên vị trí công việc, làm tổn hại đến lợi ích và uy tín của Công ty.

2.9. Giữ gìn cảnh quan môi trường, đảm bảo nơi làm việc gọn gàng, sạch sẽ. Không tiếp khách (về việc riêng) trong phòng làm việc. Khi cần trao đổi công việc, nói âm lượng vừa đủ, không làm ảnh hưởng đến người xung quanh.

2.10. Thẳng thắn và chân thành đấu tranh với mọi thói hư tật xấu trong Công ty.

2.11. Không nói tục, hành xử suồng sã hoặc có hành động đe dọa nhân viên, đồng nghiệp tại nơi làm việc.

2.12. Không hút thuốc lá trong phòng làm việc, trong khu vực nhà máy, kho vật tư thiết bị, trong phòng họp, hội trường, nơi đông người và khi giao tiếp với khách hàng, đối tác.

2.13. Không uống rượu, bia trong giờ làm việc, buổi trưa.

2.14. Không đi muộn, về sớm, tự ý bỏ vị trí công tác trong giờ làm việc. Không vứt rác bừa bãi, ăn quà vặt, không làm việc riêng, tụ tập, tán gẫu, nói to trong giờ làm việc ảnh hưởng đến những người xung quanh tại nơi làm việc.

3. Lãnh đạo Công ty, trưởng các đơn vị vói CBCNV

3.1. Luôn tôn trọng mỗi CBCNV, luôn tạo điều kiện cho mỗi cá nhân phát triển và có cơ hội thăng tiến. Tuyển chọn công tâm, khách quan, dùng người đúng việc, đúng vị trí. Chỉ bổ nhiệm vào các vị trí lãnh đạo những CBCNV có đạo đức nghề nghiệp, có năng lực chuyên môn, uy tín và có khả năng lãnh đạo.

3.2. Trong điều hành, xử lý công việc: Trưởng các đơn vị giao việc cho các nhân viên mình quản lý. Yêu cầu họ phải thông thạo về chuyên môn, trung thực, tận tâm, có trách nhiệm cao với công việc để đề xuất, tham mưu lãnh đạo cách giải quyết hiệu quả nhất. Đồng thời trưởng các đơn vị cũng phải có thái độ hăng hái giống như mình đang bắt tay vào làm.

3.3. Biết thu phục nhân viên dưới quyền, biết lắng nghe đề xuất và các ý kiến phản hồi của nhân viên, biết khen, chê nhân viên đúng lúc, đúng chỗ.

3.4. Phải góp ý cho nhân viên chân thành. Khi đánh giá thi đua, khen thưởng và kỷ luật nhân viên phải công tâm, trung thực, công bằng, không lồng động cơ cá nhân, không có thái độ và hành vi trù dập nhân viên.

3.5. Phải đáp lại bằng cử chỉ chào hỏi thân thiện khi nhân viên chào mình.

4. CBCNV với lãnh đạo

4.1. Giữ thái độ nghiêm túc, lịch sự, tôn trọng khi giao tiếp với lãnh đạo. Nhân viên phải tự khẳng định được vai trò của mình, phải trở thành người hỗ trợ đắc lực cho lãnh đạo, cố gắng đưa ra ý tưởng để giải quyết công việc, để phát triển Công ty.

4.2. Chấp hành nghiêm túc các ý kiến chỉ đạo, hướng dẫn và thực hiện mọi nhiệm vụ được phân công. Thực hiện đúng chức trách, nhiệm vụ, quyền hạn theo quy định.

4.3. Trung thực, thẳng thắn, thiện chí trong mọi báo cáo, đề xuất với lãnh đạo.

4.4. Giữ gìn và bảo vệ uy tín, danh dự của lãnh đạo. Khi có ý kiến đóng góp cần trình bày trực tiếp, không lợi dụng việc góp ý, phê bình hoặc sử dụng đơn thư nặc danh làm tổn hại uy tín của lãnh đạo.

4.5. Khi thực hiện quyết định của lãnh đạo, nếu phát hiện quyết định đó trái pháp luật, làm ảnh hưởng tới lợi ích chung, hoặc không phù hợp với thực tế thì phải báo cáo ngay với người ra quyết định.

5. CBCNV với CBCNV

5.1. Chân thành và hợp tác khi giải quyết công việc. Đồng cảm và sẵn sàng chia sẻ khó khăn với đồng nghiệp trong công tác và cuộc sống. Cùng đồng nghiệp xây dựng môi trường làm việc đoàn kết và thân thiện.

5.2. Luôn niềm nở chào hỏi đồng nghiệp khi đến làm việc và chào tạm biệt trước khi rời Công ty.

5.3. Luôn tôn trọng, bảo vệ uy tín, danh dự của đồng nghiệp. Biết lắng nghe ý kiến góp ý của đồng nghiệp. Chân thành và thẳng thắn khi góp ý cho đồng nghiệp.

5.4. Đối với đồng nghiệp cùng đơn vị

Thường xuyên trao đổi công việc để học hỏi, chia sẻ kinh nghiệm và nâng cao hiểu biết lĩnh vực mình không phụ trách.

Khi được giao cùng đồng nghiệp giải quyết một công việc thì phải chủ động phối hợp, hỗ trợ đồng nghiệp để cùng thực hiện tốt mọi nhiệm vụ được giao. Khi bất đồng quan điểm phải báo cáo trực tiếp với người quản lý giao việc để người quản lý quyết định.

Không né tránh, đùn đẩy trách nhiệm, khuyết điểm của mình cho đồng nghiệp. Không ghen ghét, đố kỵ, lôi kéo bè cánh, phe nhóm, gây mất đoàn kết nội bộ.

5.5. Đối với đồng nghiệp khác đơn vị

Sẵn sàng, nhanh chóng phối hợp công việc một cách hiệu quả nhất.

Không có thái độ gây khó khăn, cản trở, thiếu hợp tác khi giải quyết và phối hợp công việc. Khi phát hiện đồng nghiệp khác có hành động thiếu hợp tác trong giải quyết công việc phải kịp thời báo cáo trưởng đơn vị của các bên liên quan.

6. Ứng xử với công việc

6.1. Trong điều hành và thực thi công việc

Tất cả CBCNV phải tuân thủ, chấp hành nghiêm chỉnh đầy đủ đường lối, chủ trương của Đảng và chính sách, pháp luật của Nhà nước, nội quy, quy định của Công ty.

Có ý thức trách nhiệm trong công tác, thường xuyên học tập nâng cao trình độ, chủ động, sáng tạo nhằm hoàn thành tốt nhiệm vụ được giao.

Chấp hành sự điều động, phân công công tác của lãnh đạo. Không được trốn tránh, đùn đẩy trách nhiệm khi thực hiện nhiệm vụ, giải quyết công việc.

Người đứng đầu và cấp phó của người đứng đầu được giao phụ trách công việc, bộ phận có thẩm quyền quản lý và sử dụng cán bộ chịu trách nhiệm đôn đốc, kiểm tra việc thực hiện nhiệm vụ của cán bộ thuộc thẩm quyền.

CBCNV khi thực hiện nhiệm vụ phải chấp hành quyết định của cấp quản lý trực tiếp. Trường hợp có quyết định của cấp cao hơn thì phải báo cáo trước khi thực hiện.

Luôn có thái độ cầu thị, thẳng thắn, chân thành tham gia đóng góp trong công việc.

Đảm bảo xử lý công việc trong thời gian nhanh nhất. Trong trường hợp được yêu cầu xử lý gấp của cơ quan chức năng hoặc lãnh đạo thì phải xử lý ngay trong ngày làm việc.

6.2. Trong sử dụng và bảo quản tài sản

Mọi CBCNV phải có trách nhiệm bảo quản, giữ gìn và sử dụng đúng mục đích, tiết kiệm tránh lãng phí các tài sản, phương tiện chung tại phòng làm việc. Không sử dụng các tài sản của đơn vị vào mục đích của cá nhân. Không được mang tài sản, phương tiện ra khỏi nơi làm việc nếu chưa được cấp có thẩm quyền cho phép. Các nghi ngờ về vi phạm sử dụng tài sản của cơ quan, CBCNV phải lập tức báo cáo ngay cho lãnh đạo để kiểm tra.

Đối với các tài sản giao riêng cho từng cá nhân phải được sử dụng hiệu quả, tiết kiệm, tránh lãng phí. Không sử dụng các tài sản đó vào mục đích cá nhân.

Hết giờ làm việc, CBCNV phải tắt hết các thiết bị điện, khóa chốt các cửa trước khi ra về.

6.3. Trong bảo mật thông tin

Nghiêm chỉnh chấp hành các quy định bảo mật thông tin của Công ty.

Không sao chụp, gửi các hồ sơ, tài liệu nội bộ, tiết lộ thông tin của Công ty ra bên ngoài dưới bất cứ hình thức nào nếu trái quy định về bảo mật thông tin và chưa được sự cho phép của người có thẩm quyền.

6.4. Khi đi công tác

Căn cứ chương trình, nội dung công tác CBCNV trực tiếp theo dõi phải:

Nắm vững và thông hiểu lĩnh vực chuyên môn tham gia để giải quyết công việc một cách hiệu quả nhất.

Nghiên cứu, chuẩn bị kỹ tài liệu liên quan; nắm vững và tuân thủ chương trình làm việc, lịch trình đi lại.

Có những ứng xử phù hợp cả trong làm việc và giao tiếp.

Thực hiện đúng chức trách, bổn phận, không đưa ra các lời hứa, cam kết vượt quá thẩm quyền quy định.

Tận dụng các cơ hội để học hỏi, thu thập tài liệu, khai thác và tìm hiểu thông tin có ích cho Công ty.

6.5. Đối với cảnh quan môi trường

Nghiêm túc thực hiện các quy định pháp luật về bảo vệ môi trường.

Tích cực tham gia và hưởng ứng các chương trình xã hội về bảo vệ môi trường.

Nơi làm việc phải được bài trí khoa học, phải đảm bảo giữ gìn vệ sinh chung, luôn sạch sẽ và thoáng mát.

CBCNV ngồi chung phòng làm việc phải thống nhất phân công vệ sinh, đảm bảo nơi làm việc luôn sạch sẽ, ngăn nắp.

7. Ứng xử trong gia đình, cộng đồng

7.1. Ứng xử trong gia đình

Hiếu thảo với ông bà, bố mẹ. Nuôi, dạy con cái thành con ngoan, trò giỏi và trở thành người công dân tốt. Tổ chức cuộc sống gia đình đầm ấm, hòa thuận, hạnh phúc. Xây dựng gia đình đạt tiêu chuẩn Gia đình văn hóa nơi cư trú.

Hướng dẫn, vận động, thuyết phục người thân trong gia đình gương mẫu chấp hành đường lối, chính sách của Đảng, pháp luật của Nhà nước, thực hành tiết kiệm điện, chống lãng phí trong sinh hoạt gia đình, có ý thức và thực hiện giữ gìn vệ sinh chung.

Không để người thân trong gia đình lợi dụng vị trí công tác của mình để làm những việc trái pháp luật.

7.2. Ứng xử nơi cư trú

Gương mẫu thực hiện tốt chủ trương, chính sách của Đảng, pháp luật của Nhà nước, các quy định của chính quyền địa phương và của khu nhà công vụ.

Kính trọng, lễ phép với người già, người lớn tuổi. Cư xử đúng mực, không kỳ thị đẳng cấp, phân biệt giàu nghèo, tôn giáo, người tàn tật. Tương trợ giúp đỡ nhau lúc hoạn nạn, khó khăn, sống có tình nghĩa với hàng xóm, láng giềng.

Không đánh, chửi gây mất đoàn kết.

Hưởng ứng các cuộc vận động, các phong trào xã hội, từ thiện, các hoạt động văn hóa, thể thao tại nơi cư trú.

Luôn cầu thị, tiếp thu các ý kiến đóng góp của chính quyền, đoàn thể và nhân dân nơi cư trú.

Đấu tranh với các thói hư tật xấu, các hủ tục lạc hậu địa phương. Không bao che cho các hành vi trái pháp luật.

Không lợi dụng việc tổ chức cưới hỏi, ma chay, mừng thọ, sinh nhật, tân gia ... để vụ lợi.

7.3. Ứng xử nơi công cộng

Luôn thể hiện sự văn minh lịch sự trong giao tiếp, ứng xử nơi công cộng. Có ý thức giữ gìn vệ sinh nơi công cộng, bảo vệ môi trường.

Chấp hành nghiêm túc các quy định của pháp luật và quy tắc sinh hoạt nơi công cộng.

Chia sẻ, giúp đỡ người già, phụ nữ, trẻ em, người tàn tật, hỗ trợ người bị nạn.

Tự giác tham gia giữ gìn an ninh trật tự xã hội. Tích cực đấu tranh với những hành vi trái pháp luật, trái với đạo lý và thuần phong mỹ tục.

Kịp thời thông báo cho Công ty, tổ chức, đơn vị có thẩm quyền các thông tin về các hành vi vi phạm pháp luật.

Không vi phạm các chuẩn mực về thuần phong, mỹ tục.

8. Ứng xử khi giải quyết các bất đồng trong nội bộ

Mỗi cá nhân chủ động giải quyết bất đồng của mình với đồng nghiệp trên tinh thần trao đổi thẳng thắn, cầu thị và cảm thông. Trong trường hợp bất đồng giữa cá nhân với cá nhân trở thành mâu thuẫn nội bộ thì trưởng đơn vị và lãnh đạo Công ty, Công đoàn Công ty có trách nhiệm giải quyết thấu tình, đạt lý để không ảnh hưởng tới công việc chung và đoàn kết nội bộ.

Không được lợi dụng việc bất đồng và mâu thuẫn cá nhân để lôi kéo bè phái, gây mất đoàn kết nội bộ.

9. Các hành vi bị nghiêm cấm

Lạm dụng danh tiếng lãnh đạo Công ty để giải quyết công việc cá nhân.

Trù dập hoặc có những hành vi tương tự đối với người đã đưa ra chính kiến không cùng quan điểm với mình.

Lợi dụng chức vụ, quyền hạn, vị trí công việc của mình để sách nhiễu hoặc nhằm mục đích trục lợi, tham ô, tham nhũng.

Cố ý phá hoại tài sản đơn vị, sử dụng tài sản đơn vị sai mục đích hoặc mưu lợi cá nhân.

Tham gia cộng tác với các tổ chức hay cá nhân bên ngoài có xung đột lợi ích với Công ty.

Say rượu, bia, sử dụng các chất kích thích, chơi điện tử, chứng khoán hoặc chơi cờ bạc trong thời gian làm việc.

Mọi biểu hiện gây mất trật tự, mỹ quan, thiếu văn hoá tại nơi làm việc.

I. ỨNG XỬ VỚI CƠ QUAN CẤP TRÊN, ĐỊA PHƯƠNG

1. Thực hiện nghiêm túc sự chỉ đạo của cấp trên, tạo mối quan hệ thân thiện, bền chặt, tin cậy để giải quyết công việc hiệu quả và nhanh nhất.

2. Chủ động kịp thời đề xuất các kiến nghị về những vấn đề vướng mắc khi thực hiện các quy định của cấp trên. Tâm huyết góp ý vào các dự thảo gửi lấy ý kiến.

3. Với địa phương giữ mối quan hệ hài hoà trong công việc, ứng xử linh hoạt, tuân thủ pháp luật để tạo được sự ủng hộ trên các lĩnh vực hoạt động.

4. Động viên, khuyến khích CBCNV tích cực tham gia và đóng góp cho các hoạt động xã hội của địa phương. 

II. ỨNG XỬ VỚI ĐỐI TÁC

1. Với phương châm “Hợp tác cùng phát triển” xây dựng mối quan hệ với đối tác, coi trọng các đối tác như những người bạn trên nguyên tắc bình đẳng, tôn trọng lẫn nhau, hướng đến sự hợp tác lâu dài và cùng phát triển.

2. Luôn giải quyết công việc trên tinh thần tuân thủ pháp luật và tôn trọng quyền lợi giữa hai bên.

3. Trường hợp xảy ra vướng mắc hay xung đột cần giải quyết trên nguyên tắc công bằng, thiện chí, hợp tác và tôn trọng lợi ích giữa các bên liên quan.

4. Thái độ ứng xử lịch thiệp, đúng nghi thức.

5. Khi làm việc với các đối tác hay đi công tác mỗi CBCNV Công ty phải:

Tuyệt đối tuân thủ pháp luật của nhà nước, nội quy, quy định của EVN về quan hệ, tiếp xúc, hợp tác với tổ chức và cá nhân nước ngoài.

Khẳng định năng lực, vai trò, vị trí của mình thông qua cách cư xử lịch thiệp, văn minh phù hợp với luật pháp, văn hóa của mỗi nước.

III. ỨNG XỬ VỚI TRUYỀN THÔNG, QUẢNG CÁO

1. Đối với truyền thông

Nghiêm túc thực hiện theo quy chế phát ngôn mà EVN đã ban hành.

Luôn sẵn sàng hợp tác với giới truyền thông với sự trung thực, chân thành, lòng nhiệt tình và đúng quy định của Pháp luật, của EVN và của Công ty.

Nhất quán khi cung cấp thông tin với giới truyền thông. Mọi vấn đề liên quan đến Công ty thì chỉ người có thẩm quyền hoặc người được ủy quyền mới được phép cung cấp thông tin và phát ngôn cho giới truyền thông.

Nội dung truyền thông phải công khai, minh bạch, dễ hiểu tạo được sự đồng cảm của công luận và đảm bảo lợi ích của Công ty.

2. Đối với quảng cáo

Thực hiện đúng các quy định của pháp luật về công tác tuyên truyền quảng cáo.

Nội dung quảng cáo: phải cung cấp thông tin cần thiết phục vụ cho việc thực hiện các nhiệm vụ chính trị, chiến lược phát triển, chiến lược kinh doanh, nhiệm vụ trọng tâm và quảng bá cũng như tạo dựng hình ảnh của Công ty với trong nước và ngoài nước.

I. NGHI THỨC SỬ DỤNG CỜ

1. Vị trí treo cờ

Quốc kỳ và Đảng kỳ được treo trên phông hậu hoặc trên cột cờ về phía bên trái của sân khấu. Quốc kỳ ở bên phải, Đảng kỳ ở bên trái (nhìn từ phía hội trường lên).

Vị trí treo Quốc kỳ và Đảng kỳ ở ngoài trời tương tự như treo trong hội trường.

Cờ ngành được treo bên trái, thấp hơn Đảng kỳ.

2. Nguyên tắc treo cờ

Cờ phải phẳng phiu nguyên dạng và còn nguyên màu sắc.

Cờ tại hội nghị phải được treo cao hơn đầu diễn giả.

Cờ treo ngoài trời phải được thay thế khi bị rách, biến dạng hoặc phai màu.

Không sử dụng cờ vào bất cứ mục đích nào khác ngoài nghi thức.

Khi cờ không sử dụng được nữa thì phải thu hồi và xử lý theo quy định.

II. NGHI THỨC SỬ DỤNG DANH THIẾP

1. Sử dụng danh thiếp

Danh thiếp phải được in theo mẫu thống nhất của Công ty.

Danh thiếp được trao cho khách khi mới gặp lần đầu, khi đến dự họp hoặc buổi tiếp khách.

Không dùng danh thiếp đã cũ, nhàu nát, gãy góc và bẩn.

2. Cách trao danh thiếp

Trước khi trao danh thiếp, người tự giới thiệu sẽ đưa danh thiếp trước. Người được giới thiệu đưa danh thiếp sau khi nhận được danh thiếp của người tự giới thiệu.

Đứng lên khi đưa danh thiếp. Nếu người đối diện đưa danh thiếp trước, nên gật đầu nhẹ khi nhận danh thiếp.

Giữ khoảng cách 1 cánh tay khi nhận danh thiếp. Nhìn và xác nhận lại thông tin trên danh thiếp.

Nên hỏi nhẹ nhàng các thông tin chưa rõ trên danh thiếp.

Khi trao đổi danh thiếp với nhiều người, hãy bắt đầu với người ở vị trí cao nhất hoặc người gần nhất.

Khi trao đổi danh thiếp với hai nhóm, hãy bắt đầu với người đứng đầu của cả hai nhóm.

Sắp xếp lại danh thiếp sau khi nhận, nên ghi nhớ những thông tin trên danh thiếp của người đã gặp.

III. NGHI THỨC GIỚI THIỆU, NGHI THỨC CUỘC HỌP

1. Nghi thức giới thiệu

Giới thiệu tên đi kèm theo chức vụ.

Giới thiệu người trong Công ty trước với đối tác/người mới đến (ưu tiên giới thiệu theo chức vụ, tuổi tác.

Khi tự giới thiệu với đối tác: giới thiệu ngắn gọn về tên, bộ phận làm việc tại Công ty, tránh rườm rà. Thái độ khi giới thiệu phải lịch sự, khiêm nhường.

2. Nghi thức cuộc họp

Bắt đầu cuộc họp, người chủ trì cuộc họp thực hiện nghi thức giới thiệu thành phần bên chủ trì, sau đó đề nghị bên đối tác tự giới thiệu thành phần tham gia cuộc họp.

Người chủ trì: điều khiển cuộc họp theo chương trình đã được gửi trước cho thành phần tham gia.

IV. NGHI THỨC TRANG TRÍ VÀ SỬ DỤNG PHÒNG HỌP

1. Nghi thức trang trí phòng họp

Các phòng họp được sử dụng vào mục đích: tiếp khách, họp chuyên môn, họp nội bộ Công ty và hội họp.

Phòng họp được bố trí đầy đủ ánh sáng và nhiệt độ thích hợp, thiết bị âm thanh và máy chiếu. Trang trí phòng họp lịch sự, trang nhã và ấm cúng.

Các cuộc họp (trừ cuộc họp nội bộ), bố trí biển tên của cán bộ hoặc đơn vị tham dự trên bàn họp

Tùy theo mục đích sử dụng của từng phòng để bố trí khẩu hiệu cho phù hợp. Tùy theo nội dung và yêu cầu của từng cuộc họp để bố trí nước, hoa, quả trong phòng hoặc ngoài phòng họp.

2. Sử dụng phòng họp

Việc sử dụng phòng họp được thực hiện theo nội quy, quy định của Công ty

V. TỔ CHỨC HỌP

1. Chuẩn bị phòng họp

Văn phòng phải chuẩn bị hội trường, bàn ghế, hoa quả, nước, âm thanh, màn chiếu, phông, panô trang trọng, thẩm mỹ nội dung phù hợp với chủ đề cuộc hội họp.

Đối với các cuộc họp chuyên môn (do lãnh đạo Công ty chủ trì), các cuộc họp của các tổ chức – đoàn thể cấp Công ty : đơn vị được giao chịu trách nhiệm chính phải lập kế hoạch, phối hợp với Văn phòng về việc chuẩn bị các trang thiết bị cần thiết để sử dụng trong phòng họp.

2. Tổ chức cuộc họp

2.1. Cuộc họp nội bộ

Các cuộc họp nội bộ là các cuộc họp do lãnh đạo Công ty, các phòng ban chức năng chủ trì. Thành phần tham gia là toàn bộ các đơn vị trong công ty hoặc cuộc họp toàn thể CBCNV, đảng viên, đoàn viên công ty.

Đơn vị chịu trách nhiệm chính phải chuẩn bị chu đáo tài liệu cuộc họp, gửi tài liệu trước ít nhất 01 ngày cho các đơn vị tham dự, các thành phần khác có ý kiến tham gia, đăng ký lịch họp trên mạng nhắc việc nhắn tin và thông báo cho các bộ phận liên quan tối thiểu trước 01 ngày làm việc (trừ trường hợp họp gấp theo yêu cầu công việc).

Các đơn vị phải cử đúng thành phần và CBCNV nắm vững lĩnh vực chuyên môn đó tham dự.

Thứ tự phát biểu tại cuộc họp tuân thủ theo sự điều hành của Người chủ trì cuộc họp.

Vị trí chỗ ngồi họp: lãnh đạo ngồi vào ghế chủ toạ được bố trí ở trung tâm quay mặt ra hướng cửa ra vào. Người quan trọng ngay sau lãnh đạo ngồi ở vị trí ngay bên cạnh phía tay phải của lãnh đạo. Tiếp đến người quan trọng tiếp theo ngồi phía tay trái cạnh lãnh đạo. Các vị trí khác sắp xếp tiếp theo thứ tự ưu tiên (ngồi phía bên tay phải quan trọng, phía tay trái kém quan trọng hơn).

2.2. Các cuộc họp khác

2.2.1. Với tư cách đơn vị chủ trì

Xây dựng chương trình họp chi tiết và chuẩn bị tài liệu cuộc họp. Phối hợp với Văn phòng gửi giấy mời tới đại biểu (nếu có). Giấy mời cần ghi rõ lý do, nội dung và các chỉ dẫn cần thiết.

Có mặt trước thời gian họp 10 phút, cử CBCNV đón đại biểu đến dự. Khi cuộc họp kết thúc, lãnh đạo Công ty/Trưởng đơn vị chủ trì lịch sự bắt tay và tiễn khách mời, lãnh đạo ra về trước.

Tùy theo tính chất quan trọng của cuộc họp, đơn vị được giao chịu trách nhiệm chính thông báo cho Văn phòng để bố trí biển tên của khách mời theo vị trí ngồi.

2.2.2. Với tư cách đồng tổ chức

Phối hợp xây dựng kịch bản chi tiết của hội nghị trên cơ sở năng lực và nguyện vọng của các bên.

Phân công nhiệm vụ rõ ràng, cụ thể giữa các bên và nội bộ đơn vị.

Thực hiện tốt phần việc được phân công.

2.2.3. Với tư cách khách mời

Chủ động liên hệ với Ban tổ chức cuộc họp tìm hiểu thông tin về hội nghị để chuẩn bị sẵn sàng mọi nội dung cần thiết.

Có mặt đúng giờ, tuân thủ mọi hướng dẫn trong giấy mời.

Chuẩn bị thật tốt về tài liệu để báo cáo tại cuộc họp.

Tuân thủ chương trình nghị sự và sự điều hành của Ban tổ chức.

3. Thành phần tham dự cuộc họp

Phải có mặt đúng giờ. Trường hợp vắng mặt hoặc đến muộn phải báo cáo với đơn vị chủ trì cuộc họp.

Chuẩn bị nội dung tham gia phát biểu tại cuộc họp.

Tuân thủ sự điều hành của Chủ tịch đoàn, Ban tổ chức cuộc họp.

Trong phòng họp, phải ngồi ngay ngắn, không ngồi nghiêng ngửa, dạng chân, đặt chân lên ghế, vắt chân chữ ngũ.

Tắt điện thoại di động hoặc để ở chế độ rung, không làm ảnh hưởng đến người khác.

Giữ trật tự, tập trung theo dõi, ghi chép các nội dung cần thiết, không nói chuyện và làm việc riêng.

Không bỏ về nửa chừng (trừ trường hợp đặc biệt được sự đồng ý của người chủ trì cuộc họp), không ra vào, đi lại tùy tiện trong phòng họp.

Trang phục: Mặc trang phục theo yêu cầu của Ban Tổ chức cuộc họp.

VI. NGHI THỨC TỔ CHỨC TIỆC CHIÊU ĐÃI

1. Xây dựng chương trình cụ thể, chi tiết cho bữa tiệc, bao gồm: Mức độ và hình thức tổ chức, thời gian, địa điểm, người làm chủ tiệc; thành phần, số lượng khách tham gia, thực đơn.

2. Lựa chọn địa điểm có không gian rộng rãi, đầy đủ ánh sáng và đảm bảo sự yên tĩnh để thực khách có thể trò chuyện.

3. Bộ phận chủ trì phải đến trước và về muộn để đón, bố trí chỗ ngồi và tiễn khách. CBCNV là thành phần tham dự buổi tiệc phải có mặt tại buổi tiệc đúng giờ. Tuyệt đối không đến muộn.

4. Việc bố trí chỗ ngồi khi dự tiệc đảm bảo theo nguyên tắc:

Chỗ ngồi trong tiệc chiêu đãi phải tương xứng với cương vị của khách.

Chỗ ngồi của khách đảm bảo thoải mái, rộng rãi.

Xếp theo hàm ngoại giao của người dự. Vị trí bên phải long trọng hơn vị trí bên trái, xếp xen kẽ nam và nữ, chủ và khách. Nếu nam và nữ cùng hàm thì ưu tiên cho nữ. Nếu chủ và khách có cùng hàm ưu tiên cho khách, xếp vợ, chồng, ngồi cạnh nhau.

Chủ tiệc ngồi ở vị trí trung tâm quay ra cửa để dễ quan sát.

5. Dành quyền lựa chọn thực đơn cho khách, cần lưu ý những khác biệt về tôn giáo, phong tục và sở thích ẩm thực của khách trong lựa chọn món ăn.

6. CBCNV được mời tham dự tiệc: Trang phục phải phù hợp với bữa tiệc, lịch sự, trang nhã, thoải mái tự tin trong giao tiếp.

7. Khi ngồi vào bàn tiệc: Đảm bảo tư thế ngồi ăn đàng hoàng, tự nhiên. Hành vi giao tiếp cởi mở, thân thiện, chu đáo, văn minh và lịch sự.

8. Chủ tiệc không ăn xong trước khách.

VII. NGHI THỨC GIAO TIẾP QUA ĐIỆN THOẠI

1. Khi gọi

Chuẩn bị trước nội dung cần trao đổi.

Khi có người cầm máy, phải có lời chào, xưng tên, chức danh, bộ phận làm việc và đề nghị được gặp người cần gặp.

Trao đổi nội dung ngắn gọn, rõ ràng, cụ thể. Tác phong nói chuyện từ tốn, âm lượng vừa phải.

Kết thúc trao đổi, phải có lời cảm ơn, lời chào.

2. Khi nghe

Phải có lời chào hỏi, xưng tên, chức danh bộ phận làm việc của mình.

Nếu người gọi đến cần gặp đích danh mình thì trao đổi, trả lời rõ ràng, cụ thể từng nội dung theo yêu cầu của người gọi. Tác phong nói chuyện từ tốn, âm lượng vừa phải.

Trường hợp người gọi cần gặp người khác hoặc nội dung không thuộc trách nhiệm của mình thì chuyển điện thoại hoặc hướng dẫn người gọi liên hệ đến đúng người, địa chỉ cần gặp.

Có lời cảm ơn, lời chào trước khi kết thúc cuộc đàm thoại.

VIII. TRANG PHỤC VÀ ĐỒNG PHỤC CỦA CBCNV

1. Trang phục

Trang phục khi làm việc tại trụ sở hoặc ngoài trụ sở Công ty phải đảm bảo lịch sự, văn minh và phù hợp với môi trường làm việc của công sở.

CBCNV được Công ty trang bị trang phục văn phòng mặc vào các ngày làm việc thứ 2 và thứ 6 hàng tuần.

Bộ phận bảo vệ, công nhân khối trực tiếp sản xuất mặc trang phục bảo vệ, bảo hộ lao động tất cả các ngày làm việc trong tuần.

2. Lễ phục

Lễ phục được mặc trong các cuộc hội nghị, hội họp trang trọng.

2.1. Lễ phục của nam:

Mùa đông: Comple nam, áo sơ mi có cổ, cravat.

Mùa hè: quần âu, áo sơ mi có cổ.

2.2. Lễ phục của nữ:

Mùa đông: Comple nữ hoặc áo dài truyền thống (có thể khoác áo ngoài).

Mùa hè: áo dài truyền thống hoặc trang phục văn phòng.

 Đối với CBCNV là người dân tộc thiểu số, trang phục ngày hội dân tộc cũng coi là lễ phục.

LỜI KẾT

Quy tắc ứng xử văn hóa của Công ty là hành trang về các chuẩn mực ứng xử giúp CBCNV tự hoàn thiện mình, tạo dựng hình ảnh của chính mình, của Công ty trước các tổ chức, cá nhân trong quan hệ giao tiếp và quan hệ công tác.

Quy tắc ứng xử này không chỉ đơn thuần giúp CBCNV có những ứng xử đúng mực trong việc tuân thủ pháp luật, chấp hành nội quy, quy định mà còn giúp ứng xử một cách có văn hóa, có tự trọng nghề nghiệp trong mọi môi trường sống, học tập và làm việc.

Khi và chỉ khi mỗi CBCNV là một cá thể văn hóa thì Công ty nói riêng và EVN nói chung mới trở thành một cộng đồng văn hóa. Việc thực hiện nghiêm túc và tự giác các quy tắc ứng xử văn hóa sẽ giúp phát triển hoàn thiện bản thân, nâng tầm hình ảnh và thương hiệu của Công ty. Do đó, thực hiện quy tắc ứng xử văn hóa không những là trách nhiệm, nghĩa vụ mà còn là bổn phận, là sự tự trọng của mỗi CBCNV với EVN, với bản thân, với đồng nghiệp, với gia đình và với cộng đồng./.