1. Khái quát về hiện đại hóa văn phòng
1.1. Khái niệm
a. Khái niệm “Văn phòng”
Hiện nay, khái niệm “văn phòng” được tiếp cận theo nhiều cách khác nhau. Theo Bộ môn Quản trị văn phòng - Học viện Hành chính Quốc gia: “Văn phòng là một bộ phận cấu thành cơ cấu tổ chức của một cơ quan, tổ chức có chức năng tham mưu, tổng hợp; giúp việc trực tiếp cho lãnh đạo; tổ chức đảm bảo thông tin, điều kiện làm việc; giúp lãnh đạo tổ chức, thực thi và kiểm soát công việc thông qua hoạt động quản lý hành chính”.
b. Khái niệm “hiện đại hóa văn phòng”
Khái niệm “hiện đại hóa văn phòng” được hiểu là quá trình ứng dụng một cách toàn diện, đồng bộ những thành tựu khoa học - kỹ thuật vào mục tiêu, nguồn lực và quy trình nghiệp vụ hoạt động của văn phòng nhằm nâng cao chất lượng, hiệu quả của công tác văn phòng, đáp ứng được yêu cầu ngày càng cao của thời đại.
Như vậy, hiện đại hóa văn phòng là yêu cầu tất yếu của thời đại. Văn phòng cũng như mọi tổ chức đều đang tiếp nhận làn sóng hiện đại hóa dưới sự phát triển như vũ bão của khoa học - kỹ thuật. Thậm chí, văn phòng phải có ý thức đi trước một bước so với các đơn vị khác trong nhiệm vụ hiện đại hóa. Văn phòng các sớm hiện đại hóa thì càng phục vụ tốt hoạt động lãnh đạo, quản lý của cơ quan, tổ chức.
1.2. Cấu trúc 3 mặt trong hiện đại hóa văn phòng
Văn phòng kiểu cũ hay kiểu mới vẫn bao gồm cấu trúc gồm 3 yếu tố là: trang thiết bị kỹ thuật văn phòng, con người làm văn phòng và các nghiệp vụ hành chính văn phòng. 3 yếu tố kể trên có mối quan hệ chặt chẽ, có tác động qua lại với nhau trong quá trình thực hiện các chức năng, nhiệm vụ của văn phòng nên cần được đổi mới, hiện đại hóa đồng bộ, không được xem nhẹ yếu tố nào. Khi thay đổi sang mô hình văn phòng hiện đại, 3 yếu tố đó được nâng cao, đổi mới do được đầu tư thích đáng, đảm bảo cho văn phòng thực hiện được các chức năng, nhiệm vụ của mình một cách hiệu quả.
2. Chuyển đổi số - Phương thức hiệu quả để hiện đại hóa văn phòng
2.1. Khái niệm chuyển đổi số
Trên thế giới, chuyển đổi số bắt đầu được nhắc đến nhiều vào khoảng năm 2015, phổ biến từ năm 2017. Tại Việt Nam, thuật ngữ “chuyển đổi số” được nhắc đến lần đầu vào năm 2018 và đã trở thành chủ trương chính thức của Đảng và Nhà nước. Ngày 03 tháng 6 năm 2020, Thủ tướng Chính phủ đã ký ban hành Quyết định số 749/QĐ-TTg về việc phê duyệt Chương trình Chuyển đổi số quốc gia đến năm 2025, định hướng đến năm 2030. Đồng thời, cũng trong năm 2020, Bộ Thông tin và Truyền thông đã ban hành “Cẩm nang Chuyển đổi số”. Theo đó, “Chuyển đổi số được hiểu là quá trình thay đổi tổng thể và toàn diện của các nhân, tổ chức về cách sống, cách làm việc và phương thức sản xuất dựa trên các công nghệ số”. Chuyển đổi số là bước phát triển tiếp theo của tin học hóa, có được nhờ sự tiến bộ vượt bậc của những công nghệ mới mang tính đột phá, nhất là công nghệ số.
2.2. Các yếu tố và xu hướng chuyển đổi số tác động đến hiện đại hóa văn phòng
Theo Noble (2023): mô hình tổng thể của chuyển đổi số cũng là sự kết hợp giữa “con người”, “quy trình” và “công nghệ”... Trong đó, “con người” đóng vai trò quyết định, họ phải hiểu về chuyển đổi số, nhận biết rõ sự cần thiết của chuyển đổi số đối với cơ quan, tổ chức và ngay trong bản thân mỗi cá nhân. Từ đó, họ sẵn sàng đón nhận sự thay đổi trong tư duy và cách thức làm việc trong môi trường mới để tạo ra giá trị mới của cơ quan, tổ chức, quốc gia. Sự thay đổi trong “con người” sẽ dẫn đến sự thay đổi “quy trình” giải quyết công việc từ truyền thống sang số, tạo ra những chính sách mới, quy định mới, thói quen mới và văn hóa công sở mới. “Công nghệ” cung cấp giải pháp và công cụ hỗ trợ đắc lực cho mọi hoạt động của cơ quan, tổ chức, cá nhân được chuyển đổi từ cũ sang mới, từ truyền thống sang số. Có thể thấy rằng 3 yếu tố của mô hình chuyển đổi số cũng tương ứng với 3 yếu tố trong cấu trúc hiện đại hóa văn phòng: “con người”, “trang thiết bị kỹ thuật” (tương ứng với yếu tố “công nghệ”) và “nghiệp vụ văn phòng” (tương ứng với yếu tố “quy trình”). Như vậy, nếu chuyển đối số được thực hiện tại văn phòng một cách toàn diện theo mô hình gồm 3 yếu tố: con người với tư duy số; công nghệ hiện đại và các quy trình số thì cũng chính là quá trình hiện đại hóa văn phòng một cách toàn diện.
Tác giả Malak (2023 đã nghiên cứu và đưa ra 9 xu hướng của chuyển đổi số gồm: Mở rộng việc áp dụng các nền tảng mã nguồn thấp; Tăng cường di chuyển dữ liệu lên đám mây; Trí tuệ nhân tạo và máy học; Tìm kiếm thông minh; Tự động hóa; Tăng cường đầu tư vào công nghệ chuỗi khối (Blockchain); Làm việc trực tuyến.
Việc ứng dụng các xu hướng này gắn với công nghệ mới như: công nghệ di động, công nghệ số, công nghệ dữ liệu lớn, điện toán đám mây, công nghệ chuỗi khối, trí tuệ nhân tạo, công nghệ AI, 5G,… vào hoạt động văn phòng sẽ tạo ra sự thay đổi mạnh mẽ trong cách thức vận hành, các quy trình, nghiệp vụ hành chính văn phòng. Từ đó, giúp đẩy nhanh quá trình hiện đại hóa văn phòng.
3. Hiện đại hóa văn phòng trong bối cảnh chuyển đổi số
3.1. Mối quan hệ giữa chuyển đổi số và hiện đại hóa văn phòng
Chuyển đổi số có sự tác động rất mạnh mẽ đến hoạt động của văn phòng, đặc biệt là quá trình hiện đại hóa văn phòng. Hoạt động của văn phòng gắn liền với thông tin - yếu tố căn bản của quá trình chuyển đổi số. Việc ứng dụng các phần mềm, nền tảng và xu hướng của chuyển đổi số vào hoạt động văn phòng sẽ làm thay đổi về phương thức, quy trình, môi trường làm việc, góp phần đẩy nhanh quá trình hiện đại hóa văn phòng từ mô hình văn phòng truyền thống sang mô hình văn phòng số. Hay nói cách khác, việc thực hiện chuyển đổi số trong văn phòng cũng chính là phương thức để hiện đại hóa văn phòng.
Hiện đại hóa văn phòng trong bối cảnh chuyển đổi số phải được thực hiện trên cả 3 phương diện: con người làm văn phòng, trang thiết bị kỹ thuật văn phòng và các nghiệp vụ hành chính văn phòng.
3.2. Hiện đại hóa con người làm văn phòng
Trong mô hình tổng thể của chuyển đổi số và hiện đại hóa văn phòng, yếu tố “con người” đóng vai trò quyết định. Trước hết, cần phải thay đổi nhận thức của nhân sự làm văn phòng về chuyển đổi số. Người làm văn phòng phải hiểu rõ về tầm quan trọng, lợi ích của chuyển đổi số đối với quá trình hiện đại hóa văn phòng và sẵn sàng đón nhận làn sóng chuyển đổi số. Chỉ khi họ nhận thức được chuyển đổi số là yêu cầu bắt buộc phải thực hiện và mang lại lợi ích lâu dài, bền vững cho tổ chức cũng như nâng cao hiệu quả, chất lượng công việc chung thì họ mới sẵn sàng thay đổi trong tư duy và cách thức làm việc để thích nghi với môi trường văn phòng số. Nếu chuyển đổi số không đi vào nhận thức của nhân viên mà chỉ là chủ trương của lãnh đạo thì quá trình chuyển đổi số không thể thực hiện.
Thứ hai, phải thay đổi thói quen làm việc của người làm văn phòng. Nếu trước đây trong môi trường văn phòng truyền thống, con người đã quen quản lý, xử lý công việc một cách trực tiếp: phải đến cơ quan để làm việc; họp hành trực tiếp; tiếp nhận, quản lý, lưu trữ văn bản, hồ sơ giấy tại các kho lưu trữ; thu thập, xử lý thông tin để tham mưu cho lãnh đạo một cách thủ công, đi từng hành lang hay phòng làm việc để bật tắt thiết bị điện,… thì khi chuyển đổi số, họ phải thích nghi và chuyển qua thói quen làm việc trong môi trường số: tiếp nhận và quản lý văn bản, hồ sơ, công việc trên phần mềm; thực hiện các thủ tục hành chính trên các ứng dụng; họp hành, làm việc, kết nối trực tuyến,… Đây cũng là thách thức vì nhân sự trong văn phòng vốn đã quen với cách làm việc truyền thống và đặc thù trình độ của nhân sự trong văn phòng không đồng đều nên cũng cần thời gian để đào tạo và thích nghi.
Thứ ba, cần phải nâng cao năng lực số của người làm văn phòng. Dù có đầu tư bao nhiêu công nghệ, cải tiến quy trình mà con người không có khả năng làm việc với nó thì cũng trở nên vô nghĩa. Điều này đòi hỏi phải có những chương trình phổ cập, đào tạo người lao động trong văn phòng để có thể hình thành tư duy số và sử dụng hiệu quả các phần mềm, ứng dụng, quy trình số mà cơ quan, đơn vị áp dụng. Ví dụ như khi cơ quan đưa vào sử dụng phần mềm quản lý văn bản và công việc điện tử cần phải có những buổi tập huấn, hướng dẫn sử dụng phần mềm cho người lao động và phải có bộ phận thường trực giải đáp thắc mắc cho người lao động để có thể sử dụng phần mềm một cách nhuần nhuyễn và hiệu quả.
3.3. Hiện đại hóa trang thiết bị kỹ thuật văn phòng
Xu hướng ứng dụng những thiết bị thông minh, kết nối IoT (Internet vạn vật) là một trong những xu hướng của chuyển đổi số giúp đẩy nhanh hiện đại hóa trang thiết bị kỹ thuật trong văn phòng. Việc sử dụng ứng dụng IoT để kết nối với các thiết bị điện, điện tử trong văn phòng như đèn, điều hòa, máy tính, máy chiếu,… sẽ tạo tính cảm biến, giúp người dùng có khả năng điều khiển, quản lý năng lượng và truy cập từ xa theo nhu cầu sử dụng thực tế thông qua ứng dụng chứ không cần phải trực tiếp thao tác vật lý.
Bên cạnh đó, văn phòng cần ứng dụng các phần mềm quản lý văn bản, công việc, tăng cường chuyển thông tin trong môi trường số, ứng dụng dữ liệu được số hóa trên môi trường mạng, ứng dụng QR-code để giảm thiểu việc in ấn, photo tài liệu sẽ giúp hạn chế số lượng máy in, máy photo, giấy, văn phòng phẩm. Điều này sẽ giúp đẩy nhanh mô hình văn phòng không giấy. Ví dụ như tại Liên đoàn Lao động tỉnh Thái Nguyên, tất cả các tài liệu phục vụ hội họp đã được tổng hợp, đưa lên hệ thống quản lý văn bản của ngành và gửi đến địa chỉ email của từng đại biểu từ trước. Đến ngày hội họp, những người tham dự chỉ cần quét mã QR-code là có thể sử dụng rất tiện lợi (Việt Hoa, 2021).
Ngoài ra, văn phòng cần tham mưu cho lãnh đạo trang bị các phần mềm, trang thiết bị hỗ trợ hội họp trực tuyến để thực hiện hiệu quả việc họp và làm việc trực tuyến,…
Việc hiện đại hóa trang thiết bị văn phòng trong bối cảnh chuyển đổi số đòi hỏi phải có sự đầu tư về mặt chi phí ban đầu nhưng lại giúp tiết kiệm rất nhiều chi phí lâu dài, tối ưu hóa công năng, gia tăng tuổi thọ của trang thiết bị và tạo ra môi trường làm việc chuyên nghiệp, hiện đại.
3.4. Hiện đại hóa nghiệp vụ hành chính văn phòng
Muốn hiện đại hóa các nghiệp vụ hành chính văn phòng theo xu thế chuyển đổi số trước hết cần phải thay đổi các quy chế, quy định, quy trình làm việc gắn liền với môi trường và hoạt động số của cơ quan. Việc chuyển đổi các nghiệp vụ từ hướng truyền thống sang số đòi hỏi phải có các văn bản quy định, hướng dẫn phù hợp. Ví dụ khi cơ quan chuyển sang mô hình quản lý, lưu trữ văn bản điện tử thì văn phòng cũng phải tham mưu cho lãnh đạo điều chỉnh quy chế văn thư - lưu trữ có nội dung quy định về quản lý, lưu trữ văn bản điện tử,… Đây chính là hành lang pháp chế cần có để đảm bảo thực hiện nghiệp vụ trong môi trường số được thống nhất và đúng quy định.
Bên cạnh đó, cần tăng cường sử dụng các phần mềm, tiện ích số vào các nghiệp vụ hành chính văn phòng. Cụ thể:
+ Tăng cường ứng dụng công nghệ phân tích và tổng hợp dữ liệu kết hợp với giải pháp tìm kiếm thông minh khi áp dụng trí tuệ nhân tạo (AI) và máy học, nguồn dữ liệu lớn vào nghiệp vụ thu thập, xử lý và tổng hợp thông tin. Điều này giúp cho thông tin được thu thập từ nhiều nguồn khác nhau, phân tích nhiều chiều và tổng hợp cho ra kết quả trong thời gian rất ngắn giúp văn phòng có thể tham mưu tốt cho lãnh đạo trong việc ra quyết định quản lý. Ví dụ như hiện nay, nền tảng chat GPT đang rất phát triển cho phép người dùng có thể đặt câu hỏi ở nhiều lĩnh vực khác nhau và AI sẽ tìm kiếm dữ liệu, tổng hợp, xử lý và truy xuất kết quả trong thời gian rất ngắn và đầy đủ.
+ Các phần mềm văn phòng điện tử như: V-office (Viettel), Cloud Office,… tích hợp với chữ ký số giúp người dùng thực hiện việc tạo lập, chuyển giao, quản lý, lưu trữ văn bản, hồ sơ điện tử và quản lý, theo dõi công việc, lịch công tác hoàn toàn trên môi trường số. Việc ứng dụng hệ thống lưu trữ đám mây, dữ liệu khối Blockchain cho phép lưu trữ dữ liệu an toàn, bảo mật, lâu dài giúp tiết kiệm nhiều chi phí và thời gian. Bên cạnh đó, các phần mềm giúp văn phòng quản lý, theo dõi công việc và lịch công tác một cách tự động, dễ dàng kiểm soát những công việc chưa được thực hiện hoặc chậm tiến độ để có phương án xử lý kịp thời.
+ Các phần mềm như Teams, Zoom, Google Meet,… được sử dụng phổ biến cho phép văn phòng tổ chức hội họp trực tuyến. Thay vào việc gặp mặt trực tiếp tại phòng họp, nhiều cơ quan, tổ chức hiện nay đã bố trí phòng họp trực tuyến. Điều này giúp việc tổ chức các cuộc hội họp được đơn giản hóa, không tốn kém chi phí, có thể được thực hiện trong mọi không gian, thời gian, khách mời không bị giới hạn về số lượng và khoảng cách địa lý.
+ Các phầm mềm quản lý tài sản, trang thiết bị giúp văn phòng có thể lưu trữ thông tin, thống kê, theo dõi và tổ chức mua sắm, sửa chữa một cách thuận lợi. Các phần mềm này giúp lưu trữ và báo cáo đầy đủ các thông số liên quan đến tài sản, trang thiết bị của cơ quan như ngày nhập kho, khấu hao, thời hạn thanh lý,... giúp nhân viên văn phòng có thể theo dõi và quản lý trên môi trường số thay vì phải trực tiếp tới kiểm tra,…
4. Kết luận
Chuyển đổi số có tác động rất mạnh mẽ và là chìa khóa quan trọng của quá trình hiện đại hóa văn phòng. Với sự phát triển không ngừng của các nền tảng công nghệ thông tin, quá trình chuyển đổi số hướng đến hiện đại hóa văn phòng ở nước ta đang được diễn ra ngày càng mạnh mẽ và toàn diện. chuyển đổi số làm thay đổi phương thức hoạt động và vận hành của văn phòng. Những thay đổi tích cực đó góp phần làm tăng hiệu quả hoạt động, xử lý công việc nhanh hơn, thuận lợi hơn và độ chính xác cao hơn. Bên cạnh đó, chuyển đổi số cũng mang đến thách thức cho công tác quản trị văn phòng như: công nghệ mới khó nắm bắt lại luôn đi trước quy định pháp lý, sự lỗi thời về công nghệ, sự kiểm soát thông tin trong môi trường số,… Vì vậy, nhà quản trị văn phòng cũng cần tính đến yếu tố thực tiễn về các nguồn lực của cơ quan, tổ chức để thực hiện chuyển đổi số hướng tới hiện đại hóa văn phòng một cách linh hoạt, phù hợp và có các giải pháp nhằm giải quyết các thách thức nêu trên.
Theo Bài báo nghiên cứu "Hiện đại hóa văn phòng gắn với chuyển đổi số" do ThS. Tạ Thị Nhật Lệ (Giảng viên Khoa Lưu trữ học và Quản trị văn phòng, Học viện Hành chính Quốc gia) thực hiện./.